Mýty o využití Business Intelligence při řízení výkonnosti firem

Václav Houser, výkonný ředitel INEKON SYSTEMS, s.r.o.
IT System12/2016

Systémy BI se staly v širokém okruhu firem důležitým nástrojem při řízení výkonnosti. K tradičním nástrojům (Excel, OLAP) přistupují nástroje nové (Big data aj.), a tak se okruh využití BI neustále rozšiřuje a prohlubuje. V praxi se však lze setkat s řadou mýtů, nepochopení či omylů, které plnohodnotné využití těchto systémů omezují a brzdí. Tato skutečnost může vést k poruchám při řízení celopodnikové výkonnosti a v konečném důsledku ohrozit i výkonnost samu.

 

Mýty týkající se návrhu systému

Při návrhu sytému BI se poměrně často setkáváme s přístupy, které nedoceňují, či zcela přehlížejí procesní stránku celého řešení. Vycházejí totiž z toho, že samotné poskytnutí technologie a systému např. s nastavenými metrikami je dostačující. Předpokládají, že budoucí uživatelé jsou natolik aktivní, aby se zapojili do vyhledávání oblastí pro využití systému a podíleli se na řešení příslušných úloh. Takové pojetí odráží ryze technologický přístup externího dodavatele systému nebo interních pracovníků. Nasazení technologie či systému však samo o sobě nic neřeší.

Návrh řešení by primárně neměl vycházet z technologie ani ze systému, ale z procesů, které bude systém podporovat. Základní pravidlo zní: informační systém ve firmě dává smysl, jen když podporuje příslušnou kategorii procesů. BI obsluhuje procesy vrcholového řízení firmy. Své úkoly může tedy plnit, pouze jsou-li tyto procesy jasně definovány, jejich funkce vymezeny a využívané metody analyzovány. Teprve následně lze rozhodnout, které z procesů, či jejich částí budou podporovány systémem.

V praxi se osvědčuje strukturovat procesy řízení výkonnosti do dvou skupin (procesních režimů). První skupina slouží k modelování budoucnosti, tj. ke strategickému projektování změn, k ročnímu plánování, průběžným aktualizacím plánů či tvorbě předpovědí a k business simulacím typu „Co se stane, když…?“ a „Co se má stát, aby…?“. Druhou skupinu pak tvoří procesy monitoringu dosaženého výsledku (pravidelný reporting, zpravodajství ad hoc, dashboarding) a profesní analýzy.
Je zjevné, že v tomto případě se již správný návrh procesního modelu BI neobejde bez hlubších odborných znalostí metod a postupů řízení, plánování, tvorby předpovědí, analýz aj., a to jak na straně dodavatele systému, tak i budoucích uživatelů ve firmě.

Celý článek